Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln für die Baustelle

Von Insellösungen zur „All in One“-Lösung

Wer bisher per SMS, WhatsApp, E-Mail und Anrufe mit seinen Mitarbeitern kommuniziert hat, hat sicher schon öfter festgestellt, dass die Möglichkeiten der Kommunikation sehr begrenzt sind und die Pflege der Informationen einen erheblichen Mehraufwand hervorruft. Bei der Fülle an Kommunikationskanälen verliert man schnell den Überblick und sucht die Information: War es jetzt eine SMS, WhatsApp oder Mail? Und eine zentrale Stelle, an der die Infos abgelegt werden gibt es nicht, außer man kopiert die Infos aus allen Kanälen an eine Stelle. Moderne Firmen setzen beispielsweise auf die Cloudlösung von Microsoft. Denn mit der App „Microsoft Teams“ aus dem Microsoft 365 Ökosystem kann ein Großteil der gesamten Kommunikation und Informationsübertragung zentral erschlagen werden.

Microsoft Teams als Kommunikations- und Kollaborationsplattform ist so vielseitig einsetzbar, dass auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets kaum noch eine andere Software installiert werden muss. Wer sein Unternehmen klar strukturiert hat und diese Strukturen auch in Teams effizient nutzt, der erhält ein smartes Unternehmen mit vielen Vorteilen. Mitarbeiter können so nicht nur untereinander projektbezogen kommunizieren, sondern auch Ablaufprozesse automatisieren, z.B. Materialbestellungen oder Genehmigungsprozesse wie Urlaubsanträge problemlos von der Baustelle aus tätigen.

Der Vorteil einer einzigen App anstelle von Insellösungen ist hauptsächlich der, dass egal wo und wie kommuniziert wird, alles an einer Stelle zusammenläuft und zentral verwaltet werden kann. Überlegungen, wie und der Aufwand, dass eine Information von A nach B transportiert werden muss, erübrigt sich, weil alles mit einer App erledigt werden kann.

Möglichkeiten und Anwendungsszenarien zur Kommunikation zwischen Büro und Baustelle

Kurznachrichten: SMS oder WhatsApp können durch den integrierten Chat in Microsoft Teams ersetzt werden. Hier bietet die App ebenfalls die Möglichkeiten zwischen Gruppenchats und persönlichen Chats zu differenzieren. Ebenfalls können Sprachnachrichten oder Anhänge wie Bilder oder Dokumente über einen Chat versendet werden. Dennoch ist ein Chat mit Vorsicht zu genießen, denn für Projekt- bzw. Baustellenbezogene Kommunikation eignet sich ein personenbezogener Chat meistens nicht. Hier ist die Kommunikation über Teams-Kanalbeiträge deutlich besser. Mehr dazu später.

Telefonanrufe: Anrufe, wie wir es gewohnt sind, können natürlich weiterhin mit dem Smartphone und über Festnetz getätigt werden. Allerdings hat der Einsatz einer modernen Software den Vorteil, dass man beispielsweise auch mit Geräten telefonieren kann, welche keine SIM-Karte benutzen, sondern mit dem Internet über ein WLAN verbunden sind. Zusätzlich bietet diese Art von digitaler Telefonie auch die Möglichkeit der Bildübertragung. So kann der Mitarbeiter auf der Baustelle mit dem Mitarbeiter im Büro eine Videoübertragung starten, um beispielsweise Probleme oder Detailfragen auf der Baustelle leichter klären zu können.

Dokumentenabruf: Benötigt ein Mitarbeiter ein spezielles Dokument auf der Baustelle, so kann er mobil auf alle Daten (rechte- und rollenbezogen) zugreifen, für die er auch die Berechtigung hat. Diese Daten befinden sich in der Cloud und belegen so lange keinen Speicherplatz auf dem Endgerät des Mitarbeiters, bis er diese Dateien explizit abruft. Auch ist es möglich neue Dateien wie Fotos oder Formulare mit dem Smartphone in die Dateiablage des Unternehmens hochzuladen, um diese Informationen dem Büromitarbeiter ohne Umwege wie USB-Stick oder ähnliches zugänglich zu machen.

E-Mail-Nachrichten: Eine bessere Herangehensweise als E-Mails, um projektbezogen zu kommunizieren, sind sogenannte Teams-Kanalbeiträge. Entscheidet man sich pro Projekt oder Baustelle einen eigenen Kommunikationskanal zu eröffnen, so kann man dort gezielt über das Thema kommunizieren. Durch die Möglichkeit auch in diese Kanalbeiträge Daten wie Dokumente, Tabellen oder Fotos anzuhängen, erübrigt sich jede interne E-Mail und alle Projektbeteiligten haben zu jeder Zeit (rechte- und rollenbezogen) aktuelle Informationen über das jeweilige Projekt.

Viele weitere Möglichkeiten: Durch den Einsatz moderne Kommunikationstools ergeben sich aber noch viele weitere Möglichkeiten, welche die Produktivität in der Handhabung von digitalen Informationen steigen und somit die Kosten fallen lassen. Denn jetzt ist es möglich ganze Geschäftsprozesse (sogenannte Workflows) zu automatisieren, um teure Personalressourcen mit Standardprozessen zu entlasten. Die Bandbreite der Anwendungsmöglichkeiten ist fast unbegrenzt.

Praxisbeispiel: Materialbestellung per App

Vorher:

1. (Manuell) Bestellung von Mitarbeiter
   1. Mitarbeiter füllt Vordruck aus (Unleserliche Handschrift oder Verschmutzung des Vordrucks)
   2. Mitarbeiter ruft im Büro an (Missverständnisse, Sprachbarriere)
2. (Manuell) Bestellvordruck ins Büro bringen
3. (Manuell) Bestellung von Büromitarbeiter auf Richtigkeit prüfen
4. (Manuell) Bestellvordruck in Computer eintragen
5. (Manuell) Bestellung intern durch Vorgesetzten genehmigen lassen
6. (Manuell) Material manuell beim Lieferanten bestellen

Diese sechs Schritte passieren so oder so ähnlich in vielen Unternehmen tagtäglich. Durch richtig eingesetzte Software lassen sich diese Schritte wie folgt abbilden (siehe Grafik)

Nachher:

1. (Manuell) Bestellformular digital ausfüllen
2. (Manuell) Bestellung intern durch Vorgesetzten genehmigen lassen
3. (Automatisiert) Material automatisiert beim Lieferanten bestellen

Aber selbst diese Schritte lassen sich nochmal optimieren, wenn man im System sogenannte Regeln hinterlegt, bis zu welchem Betrag ein Mitarbeiter Material direkt beim Lieferanten bestellen kann

1. (Manuell) Bestellformular digital ausfüllen
2. (Automatisiert) Bestellung wird vom System automatisch klassifiziert und beim entsprechenden Lieferanten bestellt.
    

Hier noch eine bildliche Übersicht: Vorgenannte Auflistung der sechs manuellen Schritte in schwarzen Kästchen abgebildet. Darunter die digital unterstützten Varianten.