Arbeitshilfe „Homeoffice und mobile Arbeit bewusst gestalten“

Homeoffice und mobile Arbeit sind zu festen Bestandteilen des betrieblichen Alltags geworden. Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs um Fachkräfte werden flexible Arbeitskonzepte immer wichtiger. Doch wie können Unternehmen langfristige Regelungen finden, die sowohl den wirtschaftlichen Anforderungen gerecht werden, als auch den Wünschen der Beschäftigten entsprechen?

Genau hier setzt das RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e. V. Kompetenzzentrum / RG-Bau an: Die Handlungshilfe bietet Ihnen Unterstützung bei der Suche nach dem passenden Modell und beleuchtet alle relevanten Aspekte. Egal, ob Sie mobile Arbeit erstmalig einführen möchten oder bestehende Regelungen anpassen und neu gestalten wollen.

Quelle: RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e. V. Kompetenzzentrum / RG-Bau

Für viele Unternehmen gehören Homeoffice und mobile Arbeit mittlerweile zum Alltag. Jedoch sind viele Regelungen aus der Not geboren und sollten noch einmal auf den Prüfstand gestellt werden. Und es gibt Unternehmen, die sich erst jetzt die Frage stellen, ob mobile Arbeit ein sinnvolles Instrument zum Beispiel zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität sein kann.

Leitfaden 1: Homeoffice und mobile Arbeit voranbringen und Vorteile für alle nutzen 

Der erste Leitfaden der Reihe Arbeitshilfe „Homeoffice und mobile Arbeit bewusst gestalten“ befasst sich mit der Frage, welche Vorteile ortsflexible Arbeit mit sich bringt. Neben einer inhaltlichen Einführung geht es auch stark um Fragen der Fachkräftesicherung – denn ein angemessener Umgang mit dem Problem des Fachkräftemangels ist für Betriebe weiterhin ein wichtiges Erfolgskriterium. Auch schauen wir nach Spielräumen, mobiles Arbeiten im Betrieb auszuweiten.

Leitfaden 2: Rechtliche und technische Voraussetzungen für erfolgreiche mobile Arbeit

Mobile Arbeit ist ein vielschichtiges Thema. Insofern müssen viele Aspekte bedacht und geregelt werden, damit sie erfolgreich etabliert werden kann. In diesem Leitfaden geht es zum einen um die rechtlichen Rahmenbedingungen und Gesetzesnormen, die bei der Gestaltung von mobiler Arbeit zu beachten sind. Auch Themen des Datenschutzes spielen dabei eine Rolle. Zum anderen werden die Bereiche technische Ausstattung und Ergonomie beleuchtet. Es geht in diesem Leitfaden somit im Wesentlichen um objektive Faktoren der mobilen Arbeit. 

Leitfaden 3: Gut und kompetent auch an unterschiedlichen Orten zusammenarbeiten 

Bei mobiler Arbeit verändert sich die Zusammenarbeit. Denn Vieles, was bei herkömmlicher Büroarbeit in Präsenz als selbstverständlich gilt, ist bei mobiler Arbeit nicht mehr so einfach möglich. Man kann nicht mehr damit rechnen, die Kolleginnen und Kollegen für schnelle Absprachen zwischen „Tür und Angel“ oder eine kurze Besprechung über anliegende Aufgaben im Büro anzutreffen. Damit lassen sich oft lieb gewordene Routinen nicht mehr oder nur noch eingeschränkt aufrechterhalten.

Bei mobiler Arbeit muss mehr geplant und organisiert werden, um die Zusammenarbeit und Kommunikation im Betrieb sicherzustellen. Dies geht nur mit einer guten Führung sowie ausreichend Kompetenzen.

Leitfaden 4: Produktive, rechtssichere und am Menschen orientierte Vereinbarungen treffen

Mobile Arbeit ist ein facettenreiches Thema, das systematisch angegangen werden sollte. Dabei geht es zum einen um unterschiedliche Rechtsgebiete wie das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz, die Bestimmungen des personenbezogenen Datenschutzes und der Datensicherheit. In Unternehmen mit Betriebsrat ist die Mitbestimmung zu beachten. Zum anderen sind wichtige Fragen im Spannungsfeld Technik, Organisation und Mensch zu klären. Dazu gehören die technische Ausstattung und ergonomische Gestaltung mobiler Arbeit. Um produktive und gesunde mobile Arbeit zu ermöglichen, sind auch Regelungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit zu treffen. Unsere Absicht ist es, die Vielfalt der Themen nicht in Überbürokratisierung münden zu lassen. Nicht alles kann geregelt werden. Dennoch ist es wichtig, dass Betriebe über ein Bewusstsein für die Herausforderungen mobiler Arbeit verfügen. In diesem Leitfaden werden die einzelnen Handlungsfelder beleuchtet und Empfehlungen ausgesprochen, worauf bei einer Regelung zu achten ist.

Leitfaden 5: Homeoffice und mobile Arbeit Schritt für Schritt etablieren

Wie bei der Organisationsentwicklung gibt es auch bei der Suche nach passenden Gestaltungslösungen übliche Schritte, welche wir Ihnen in diesem Leitfaden aufzeigen möchten. Die Geschäftsführung beginnt mit Vorüberlegungen und signalisiert dann die Initiative nach außen. Es folgen Bestandsaufnahmen und die Identifizierung von Potenzialen für mobile Arbeit in der Organisation. In dieser Phase ist die Beteiligung der Mitarbeitenden besonders wichtig. Workshops, der Austausch mit Führungskräften und Selbstchecks sind geeignete Formate dafür. Die erarbeiteten Ergebnisse werden dann von einer Projektgruppe mit Mitarbeitenden in konkrete Regelungen und Vereinbarungen umgesetzt. Dies ist eine komplexe Aufgabe, bei der rechtliche, technische, organisatorische und arbeitsgestalterische Aspekte berücksichtigt werden müssen. Während der Erarbeitung und nach Abschluss der Vereinbarungen sind Transparenz und Feedback wichtig für den Erfolg und die Weiterentwicklung von Lösungen für mobile Arbeit.

Ergänzende Dokumente

• Checkliste: Was wünschen sich die Beschäftigten? (Entscheidungshilfe)
• Checkliste: Wo sind Sie gut, wo gibt es Handlungsbedarf? (Entscheidungshilfe)
• Mobile Arbeit updaten! (Workshop)
• Homeoffice und mobile Arbeit – Unser Plan für die Zukunft (Canvas)

Weitere Informationen und die ergänzenden Dokumente zum Download finden Sie hier.