Die Produktion ist durchdigitalisiert, die Planung auch. Doch in vielen Büros herrscht noch immer „Zettelwirtschaft“. Dabei ist das Office Management als Teilbereich der digitalen Geschäftsprozesse ein wichtiger Schlüssel für den eigenen Unternehmenserfolg: Digitale Erfassung von Text- und Bildinformationen und automatisierte Unterstützung hierbei helfen, den Daten- und Informationsaustausch zu strukturieren, Abläufe im Büroumfeld zu optimieren, Zeit zu sparen und die Arbeits- und Informationsqualität zu steigern. Die Konzentration auf Kernprozesse reduziert Verschwendung von Ressourcen und Automatisierung erhöht die Produktivität. Office Management kommt daher der strategischen Unternehmensentwicklung ebenso zugute wie der Kundenkommunikation und erleichtert nicht zuletzt auch die Suche nach Mitarbeitenden in Zeiten des Fachkräftemangels: Es steigert die Attraktivität für potenzielle Bewerberinnen und Bewerber, denn gut organisierte Bürostrukturen bedeuten weniger Orga-Arbeit, effiziente Abläufe und ein besseres Zeitmanagement für jeden Einzelnen.
Office Management: Von der Insellösung…
Doch wie lässt sich Office Management optimal umsetzen? Welche Software wird dafür benötigt? Und in wessen Hände sollte die Steuerung und Umsetzung am besten gelegt werden? Damit mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung der jeweiligen Lösung nicht angesichts der Vielfalt der Angebote verzweifeln, begleitet das Mittelstand-Digital Zentrum Bau sie auf dem Weg zur individuellen Office Management-Struktur. Office Management umfasst viele verschiedene Teilbereiche. Dazu gehören unter anderem:
- Digitale Zeiterfassung
- Bautagebuch mit Tages- und Monatsberichten
- Inventarverwaltung mit NFC (kontaktloser Datenaustausch per elektromagnetischer Induktion)
- Digitale Leistungserfassung
- Mängel- und Störungsmeldungen
- Lagerverwaltung und Materialwirtschaft
- Projekt- und Kundendatensatzverwaltung
- Datenablage und Archivierung
- Rechnungen und Angebote inklusive Angebotsnachverfolgung
- Aufmaßdokumentation
- Urlaubsanträge und Krankmeldungen
- Personalplanung und Personalentwicklung (Schulungspläne etc.)
- Interne Kommunikation
Zwar gibt es für jede dieser Aufgaben inzwischen Standardlösungen als Software, „aber die kommunizieren in der Regel nicht miteinander“, benennt Michael Hoen, Experte für das Thema Office Management beim Mittelstand-Digital Zentrum Bau, einen wesentlichen Nachteil der Insellösungen. Die gewünschte Vernetzung sei so nur schwer zu erreichen. „Und was ist, wenn ein Unternehmen eine Funktion benötigt, die es noch gar nicht gibt?“, gibt er zu bedenken. Großunternehmen beantworten diese Frage gerne mit eigenen Lösungen, die mit hohem Kosten- und Zeitaufwand für sie programmiert werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist dieser Weg meist zu langwierig und vor allem zu teuer.
…zur Standardsoftware plus App
Stattdessen empfiehlt sich ein einfacherer Weg, der praktisch jedem Unternehmen zur Verfügung steht: Eine handelsübliche Office-Suite, also Standardsoftware, mit der sich die meisten Prozesse kostengünstig und ohne umfangreiches Spezialwissen neugestalten lassen. Hierfür wird die Basislösung mit kostenloser Software kombiniert, die wiederkehrende Aufgaben automatisiert. Michael Hoen: „Parallel dazu gibt es Low-Code-Entwicklungstools, mit denen Anwender eigene Geschäftsanwendungen und Apps erstellen können, um ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und Daten zu analysieren.“ Das Ergebnis sind einfach zu implementierende Strukturen, Datei- und Datenmanagementsysteme sowie (teil-) automatisierte Prozesse, die z.B. vernetztes Arbeiten, Aufgaben-, Projekt-, Ressourcen- sowie Wissensmanagement ermöglichen.
Office Management ist Chefsache
Der Weg zu einer individuellen Lösung führt in der Regel über die Geschäftsleitung. Da sie sich täglich mit den gesamten betrieblichen Abläufen beschäftigt, ist sie die richtige Adresse, um diese Prozesse zu überdenken und zu hinterfragen, welche Abläufe und Lösungen sinnvoll sind und welche nicht zum Erfolg führen. In Workshops des Mittelstand-Digital Zentrums Bau werden die im Evaluierungsprozess aufkommende Fragen beantwortet und so die ersten Schritte zum digitalen Büro begleitet. Die Umsetzung selbst ist meist ohne große IT-Kenntnisse möglich: „Im Regelfall können digital affine Auszubildende im dritten Lehrjahr nach ungefähr drei Monaten selbst eine App bauen“, weiß Hoen. Diese erweitert die Branchensoftware und bringt dem Unternehmen enorme Vorteile. Durch die Vernetzung mit der Standard-Officelösung ist die gesamte Kommunikation über nur einen Datensatz möglich, so dass keine doppelten Ergebnisse entstehen und alles automatisiert und schnell abgewickelt werden kann. Spezialist Hoen nennt ein Beispiel: „Ein Urlaubsantrag benötigt vom Ausdruck bis zur Genehmigung rund 30 Schritte. Mit einem funktionierenden, digitalen Officemanagement lässt sich dieser Weg auf fünf Schritte reduzieren – das spart viel Zeit und Geld.“
Beispiele für eine Office-Management-Lösung: Krankmeldung per App
Auch die Krankmeldung der Mitarbeitenden kann per App vereinfacht und beschleunigt werden: Der oder die Erkrankte starten die App auf dem eigenen Smartphone oder am Laptop und wählt das Feld „Krankmeldung“, wodurch die Vorgesetzten automatisch informiert werden. Nach dem Arztbesuch trägt die erkrankte Person in die App ein, von wann bis wann sie krankgeschrieben ist. Zusätzliche Informationen wie die Bitte, einen für den nächsten Tag angekündigten Kunden von einem anderen Mitarbeitenden betreuen zu lassen, werden schnell in einem Nachrichtenfeld eingegeben. Und mit wenigen Klicks ist alles erledigt, was zuvor zahlreiche Mails und Telefonate mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen erforderte.
Beispiel: Angebotsverfolgung mit Office-Lösungen
Michael Hoen erläutert den wichtigen Schritt der Angebotserstellung: „Eine Angebotsverfolgung per App beginnt mit der Erfassung des Angebots und der Übergabe an die Office-Lösung. Dabei kann zum Beispiel eine E-Mail mit Standardtexten automatisiert werden. Über Platzhalter lassen sich individuelle Anfragen einbinden; auch Videolinks können integriert werden.“ Auf diese Weise ist es möglich, dass Mitarbeitende mit dem Kunden beim persönlichen Erstgespräch alle Positionen Schritt für Schritt durchgehen. Stimmt der Auftraggeber zu, wird das Angebot automatisch versandt und der Versandzeitpunkt dokumentiert. Eine Woche später wird automatisch eine Nachfass-E-Mail generiert und verschickt. Bleibt die Rückmeldung aus, wird auf „telefonisch nachfassen“ umgeschaltet, wodurch die Mitarbeitenden daran erinnert wird, selbst zum Hörer zu greifen und nachzufassen.
Beispiel: Materialreporting per App
Die Art und Menge des für das Projekt benötigten Materials lässt sich mithilfe einer Materialreporting-App eingeben. Die entsprechenden Materialien und Bauteile werden dann automatisch aus dem Lager abgerufen. Zusätzlich lässt sich in der App dokumentieren, was wann und wo mit welchem Material realisiert wurde. Wird die Aufstellung dem Kunden beim Rundgang auf der Baustelle vorgelegt, kann dieser seine digitale Unterschrift leisten, woraufhin ein Lieferschein als PDF generiert wird. Zur Dokumentation wird der Vorgang einfach mit einem Foto ergänzt. Die Anwendung zur Auftragserfassung erfasst schließlich die Arbeiten und verknüpft die Dauer der eigentlichen Leistungen mit der für die An- und Abfahrtswege benötigten Zeit.
Individuelle Lösungen für jeden Bedarf
Wie viel Zeit haben die Mitarbeitenden bei den Kunden verbracht? Was genau wurde auf meiner Baustelle gemacht? Wann wurde welche Wand gestrichen, wo welcher Bodenbelag verlegt? Mit der digitalen Zeiterfassung bzw. dem digitalen Bautagebuch können diese Informationen jederzeit und überall erfasst und ausgewertet werden. Eine App für die Inventarverwaltung zeigt an, wann welches Gerät und Fahrzeug auf einer Baustelle unterwegs ist. Auch Reservierungen mit Datumseingabe sind darüber möglich, ebenso die Steuerung von Baustellenabläufen oder Mängelmeldungen und die zentrale Verwaltung von Fotos in Cloud-Ordnern für den gemeinsamen Zugriff des Bauteams. Als Antwort auf täglich auftauchende Fragen und Herausforderungen lassen sich per Standardlösung plus passende Zusatztool eine fast unerschöpfliche Reihe von Apps entwickeln, die den Büroalltag vereinfachen und Zeit sowie Kosten sparen. Das Mittelstand-Digital Zentrum Bau steht kleineren Betrieben bei Fragen zur Umsetzung jederzeit zur Seite.
Office Management- Angebote des Digital-Zentrum Bau sind:
1. MeisterWerker Team >> meisterwerk365.de/team
▪ B(l)auPause (jeden 2. Donnerstag im Monat)
▪ BauVision (jeden 3. Donnerstag im Monat)
2. Online-Checks >> checks.ebz-kl.de
▪ DigiProzess-Check
▪ Wissensmanagement-Check
▪ DigiZeit-Check
▪ regelmäßige Online-InfoVorträge
Autor: Christine Ryll
25.09.2024
