Was hingegen nicht unter die DSGVO fällt, sind Unternehmensdaten (Ausnahme: wenn daraus eine Person abgeleitet werden kann, z.B. Malermeister Norbert Müller) oder Projektdaten ohne Bezug zu Personen. Denn die DSGVO enthält nur Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Welche Daten sind personenbezogen?
Neben einer automatisierten Verarbeitung ist entscheidend, ob überhaupt personenbezogene Daten erhoben werden. Was heißt personenbezogen? Laut DSGVO sind das alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Definition sollte eng gefasst werden, deshalb gilt für Ihren Handwerksbetrieb: Grundsätzlich alles, was Sie über Kunden, Mitarbeiter, Bewerber oder Dienstleister erheben und verarbeiten ist personenbezogen. Wer nach diesem Grundsatz vorgeht, ist zudem auf der sicheren Seite, denn im Zweifel kann auch das Kfz-Kennzeichen zu den personenbezogenen Daten zählen.
Brauche ich nun eine Einwilligung zur Verarbeitung?
Nicht unbedingt. Trotzdem wird eine Einwilligung oft vorschnell eingeholt. Diese kann dann jederzeit ohne Grund widerrufen werden, womit die Zustimmung zur Datenverarbeitung fehlt. Dabei sieht die DSGVO Fälle vor, die keiner Einwilligung bedürfen. Für Sie als Handwerker ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn dies für die Erfüllung eines Vertrags nötig ist. Dann brauchen Sie Name, Adresse und Telefonnummer der Kunden. Auch wenn Sie einem Interessenten einen Kostenvorschlag per E-Mail schicken, ist eine Datenverarbeitung zulässig. Wahren Sie aber stets das Prinzip der Datensparsamkeit und erheben Sie nur Daten, die Sie tatsächlich zur Vertragserfüllung brauchen.
Selbst Direktwerbung (Wurfsendungen) ist erlaubt ohne Einwilligung, allerdings dürfen Empfänger jederzeit widersprechen. Die E-Mail-Werbung verlangt hingegen grundsätzlich nach einer Einwilligung, es sei denn folgende Voraussetzungen werden alle erfüllt:
- Sie haben als Handwerker die E-Mail-Adresse des Kunden von ihm selbst bekommen und zwar im Zusammenhang mit Ihrer Dienstleistung (Achtung: Es muss tatsächlich ein Vertrag zustande gekommen sein!),
- Sie werben ausschließlich für ähnliche Dienstleistungen,
- Ihr Kunde hat der Werbung bisher nicht widersprochen,
- der Kunde wurde deutlich darauf hingewiesen, dass er jederzeit widersprechen kann.
Beachten Sie auch, dass reine Kundenzufriedenheitsbefragungen ohne Einwilligung nicht erlaubt sind.
Hinweis: Zusätzlich zur Einwilligung oder den oben genannten Voraussetzungen müssen Sie Ihre Kunden in der (erforderlichen) Datenschutzerklärung ausführlich über die Datenerhebung und Datenverarbeitung informieren.
26.03.2020
