Kostenvoranschlag und Rechnung: Was müssen Handwerker beachten?

Ein sauberer Kostenvoranschlag wird schriftlich abgegeben und enthält eine möglichst genaue Beschreibung Ihrer Leistungen sowie eine Aufstellung des verwendeten Materials, der benötigten Werkzeuge, der Nebenkosten und der Umsatzsteuer. Welche Geräte oder Werkzeuge Sie einsetzen, liegt in Ihrem Ermessen. Wenn eine Handwerksleistung nur mit einem Spezialgerät vorgenommen werden kann, hat Ihr Kunde das hinzunehmen.

Im Sinne des Kunden enthält der Kostenvoranschlag aber nur die Leistungen, die er wirklich braucht. Ärgerlich wäre es etwa, wenn der Kunde zwei Handwerker bezahlen muss, obwohl genauso gut einer die Arbeiten hätte verrichten können. Auch, wenn viele Posten zwangsläufig mit Begriffen aus der „Handwerkersprache“ gespickt sind, muss der Kostenvoranschlag – und vor allem die Rechnung hinterher – fehlerfrei und verständlich sein.

Kommunikation ist alles

Um Aufwand und Kosten besser abschätzen zu können, müssen Handwerker beispielsweise bei Reparaturen nach Gerätetyp, Gerätenummer und Markennamen fragen und auf Grundlage der Angaben ihre Arbeiten planen. Das heißt im Grunde, dass Sie sich vorher nach den zu reparierenden Geräten oder Anlagen beim Auftraggeber erkundigen sollten. Notfalls ist ein Besuch beim Kunden erforderlich, der zum Auftrag gehört und im Rahmen der Gesamtrechnung vom Kunden zu bezahlen ist.

Zwar ist der Kostenvoranschlag eine unverbindliche Orientierung und der Kunde kann nicht auf den zuvor veranschlagten Preis pochen. Dieser wird erst im Vertrag geregelt. Vertrauen schafft das aber nicht und Unmut ist programmiert, vor allem, wenn der Kunde mehrere Angebote einholt und seine Entscheidung auch vom Preis abhängig macht. Daher kann ein Kostenvoranschlag durchaus als verbindlich geregelt werden. Hier spricht man von einer Festpreisvereinbarung.

Keine bösen Überraschungen

Versuchen Sie zudem, die veranschlagten Kosten ohne triftigen Grund hinterher nicht zu überschreiten. Die Rechtsprechung erlaubt nur unwesentliche Überschreitungen zwischen 10 und 20 Prozent, selten bis 25 Prozent. Wird während der Arbeiten absehbar, dass die Kosten doch wesentlich überschritten werden, muss der Kunde unverzüglich informiert werden. Anderenfalls macht der Handwerker sich strafbar. Sie dürfen auch keine Ersatzteile ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden einbauen. Sie sollten den Kunden darüber informieren und erklären, warum das Ersatzteil nötig ist.

Wollen Sie dem Kunden Ihren Kostenvoranschlag in Rechnung stellen? In einigen Branchen (Kfz) ist das durchaus üblich und von den Gerichten anerkannt. Im Bauhandwerk gilt hingegen das, was das Bürgerliche Gesetzbuch sagt: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (Paragraph 632 Absatz 3 BGB), es sei denn, es wurde zuvor ausdrücklich vereinbart. Das geht mündlich, aber am besten regeln Sie das im Vertrag und nicht in Ihren AGB versteckt. Auch hier gilt: Transparenz schafft Vertrauen. 

Was gehört in die Handwerkerrechnung?

Das gilt auch für die Handwerkerrechnung, die nur die tatsächlichen Arbeiten (Arbeitszeit und Lohnkosten) und das verwendete Material enthalten sollte, aber nicht den eventuellen Mehraufwand. Denn sollte während der Arbeiten mehr anfallen als anfangs gedacht, muss der Handwerker umgehend den Kunden informieren. Rechnungen an Verbraucher müssen immer Preise inklusive Mehrwertsteuer enthalten.

Auch Verwaltungsgebühren und Kosten für Materialverschleiß sind nicht in einer Rechnung an den Kunden aufzuführen. Zusätzliche Kosten für An- und Abfahrt zahlt Ihr Kunde ebenfalls nicht gern, wenn der erneute Termin bei korrekter Arbeit nicht nötig gewesen wäre, wenn der Handwerker alle erforderlichen Werkzeuge dabeigehabt hätte. Lassen Sie sich vom Kunden am besten vorab Fotos oder Videos schicken. Prinzipiell dürfen Sie aber Anfahrtskosten pauschal veranschlagen. Das gilt auch für Zuschläge, wenn an Sonn- und Feiertagen oder nachts gearbeitet werden muss.

Nur Bares ist Wahres?

Die Rechnung muss Ihr Kunde nicht gleich vor Ort begleichen. Vielmehr hat er das Recht, die Kalkulation in Ruhe zu prüfen und den Betrag zu überweisen. Handwerker, die Bargeld verlangen und gar auf ihre AGB verweisen, handeln nicht nur unseriös, sondern auch rechtswidrig. Das heißt freilich nicht, dass mit dem Kunden keine Barzahlung vereinbart werden kann. Je offener und gründlicher Sie mit dem Kunden kommunizieren, desto fruchtbarer ist letztlich die Kundenbeziehung.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine fundierte, anwaltliche Rechtsberatung. Wenden Sie sich am besten an Ihren zuständigen Verband oder die zuständige Kammer.