Die Umsetzungsprojekte wurden auf Basis eines gemeinsamen Konvoi-Workshops mit verschiedenen Handwerksbetrieben angestoßen. Die Betriebe wurden im Zuge der Umsetzungsprojekte bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Hierbei wurde zunächst eine breit angelegte Analyse des aktuellen Status durchgeführt, um die individuellen Bedarfe des jeweiligen Betriebs zu erfassen. Im Anschluss wurden die benötigten Tools auf Basis der Anforderungsanalyse ausgewählt und optimal auf den Bedarf des Betriebs abgestimmt. So konnten verschiedene Bereiche der Unternehmen digitalisiert werden, um ein effizienteres Arbeiten zu erreichen.
Zielesetzung des Projekts
Viele Handwerksbetriebe hängen im Vergleich zu anderen Branchen noch deutlich bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zurück. Dies macht sich oft auch darüber bemerkbar, dass vieles noch händisch auf Papier erfasst wird. Dies ist oft umständlich, führt zu Fehlern oder zu Ungenauigkeiten.
Um ein effizienteres Arbeiten und eine Produktivitätssteigerung zu erreichen, war es das Ziel des Projekts, verschiedene Geschäftsprozesse der Betriebe digital abzubilden und durch moderne Tools, wie Smartphones, Tablets, usw. zu unterstützen. Um dies zu erreichen wurden zunächst Prozesse im Unternehmen identifiziert, die digitalisiert werden sollten. Im Anschluss wurden für die identifizierten Prozesse der genaue Bedarf analysiert und die nötigen Tools und Anwendungen ausgewählt und eingeführt. Die in den Projekten umgesetzten Lösungen waren im Einzelnen:
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- Einführung einer leistungsbezogenen, arbeitspaketorientierten, digitalen Zeiterfassung über Smartphones durch jeden Mitarbeiter
- Digitale Projektakte für die Führungskräfte und Projektleiter
- Einführung eines digitalen Verbesserungsmanagementsystems
- Einführung einer digitalen Baustellendokumentation zur digitalen Erfassung von entstehenden Informationen auf der Baustelle
- Einführung eines digitalen, individualisierbaren Echtzeit-Projekt-Informationscockpits
- Entwicklung eines Workflowmanagementsystems, basierend auf einer prozessorientierten Projektverwaltung
- Einführung und Etablierung einer Cloudlösung zur Informationsbereitstellung für Mitarbeiter
- Einführung einer Erfolgskontrolle auf der Grundlage eines Lean-Controllingsystems zur digitalen Echtzeitauswertung
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Fazit
Durch die Einführung einer digitalen Zeiterfassung, die die papierbasierte Zeiterfassung der Mitarbeiter ersetzt, konnten aufwändige Arbeitsschritte, wie das nachträgliche digitalisieren der Stundenzettel im Backoffice, eliminiert werden. So konnte der Prozess einfacher, schneller und weniger fehleranfällig gestaltet werden.
Die digitale Projektakte, digitale Baustellendokumentation sowie das Echtzeit-Projekt-Cockpit sorgen dafür, dass benötigte Informationen immer dort zur Verfügung stehen wo und wann sie benötigt werden. Das steigert die Effizienz und Produktivität, da das Suchen nach benötigten Informationen sowie Nachfragen vermieden werden.
Als erfolgreiches Tool um die Mitarbeiter besser in die Prozesse des Unternehmens einzubinden bzw. sie mit ihrem Know-How auch in die Gestaltung der Prozesse einzubeziehen, hat sich ein digitales Verbesserungsmanagementsystem sowie das Workflowmanagementsystem erwiesen. Das Verbesserungsmanagementsystem ermöglicht es den Mitarbeitern unkompliziert und schnell Feedback zu den Prozessen und Vorgängen auf der Baustelle sowie im Unternehmen zu liefern.
Trotz der ambitionierten Ziele der einzelnen Umsetzungsprojekte, die sich in der großen Zahl an geplanten Maßnahmen widerspiegeln, konnten die Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. Die geplanten Maßnahmen zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse konnten alle umgesetzt werden und erleichtern mittlerweile den Arbeitsalltag der jeweils beteiligten Unternehmen, senken die Kosten und führen zu einer höheren Produktivität.
